Scrivere un preventivo: gli errori più comuni 1/2

come scrivere un preventivo

Come comunicare al potenziale cliente che sei la persona giusta per lui e per risolvere il suo problema

Quanto tempo impieghi a scrivere un preventivo? E su dieci preventivi che invii, quanti di questi si trasformano in fatturato?

Se sei come la maggior parte dei miei clienti vuoi ridurre la mole di lavoro nella fase di preventivazione. Vuoi evitare al tempo stesso che il cliente, dopo aver ricevuto il tuo preventivo, sparisca nel nulla. Per dirla in due parole: vuoi maggiore fatturato con meno lavoro.

Questo post fa parte di una miniserie in cui analizzo gli errori più frequenti che, secondo la mia esperienza, si commettono quando si scrive un preventivo.

Dedicare poco tempo per capire

Di solito funziona così: il potenziale cliente entra in contatto con noi facendoci visita nel nostro negozio o ufficio, oppure ci invia un’email o ci contatta tramite telefono. Ci espone il suo problema e ci chiede un’offerta economica.

Noi cosa facciamo? Gli poniamo un paio di domande, perlopiù tecniche e mirate (sappiamo già per esperienza che cosa gli può servire), e gli illustriamo il nostro modo di lavorare. Poi iniziamo a scrivere il preventivo. Un’attività che in realtà non amiamo molto e che se potessimo delegheremmo subito a qualcun altro. Se dovessimo stimare il tempo dedicato a entrambe le fasi, direi che un 30% lo dedichiamo al momento di pre-preventivazione e un 70% alla stesura del preventivo.

Prova a riflettere:

sei proprio sicuro che il tempo dedicato a capire i bisogni, le aspettative e anche il non detto del potenziale cliente sia tempo perso? A mio parere è invece un investimento per fare in modo di trasformare il preventivo in fatturato. Il tempo dedicato alle due fasi dovrebbe essere proprio il contrario: il 70% alla fase di ascolto attivo e il 30% alla fase di stesura del preventivo. Se poni le domande giuste (che di solito sono quelle aperte) e ascolti con attenzione la persona che hai di fronte, andrà a finire che il preventivo lo scriverete insieme.

Si dice che le persone esperte facciano domande prima di presentare soluzioni. Chi dovrebbe parlare di più: tu o il cliente? Il cliente. Se tu sarai in grado di porgli le domande giuste, lui ti racconterà inconsapevolmente tutto ciò che hai bisogno di sapere. In tal modo venderà a se stesso la soluzione. Non è vero che lo irriti. Se le tue domande sono empatiche e di sincero interesse, il cliente si sentirà a suo agio, perché spesso nemmeno lui sa di cosa ha bisogno.

Inviare un preventivo standard

Il preventivo è uno dei punti di contatto della customer experience, forse uno dei più cruciali. Abbiamo la possibilità di confermare al cliente che siamo la persona giusta per lui e che siamo in grado di risolvere il problema per cui si è rivolto a noi. Perché scriviamo un preventivo facendo un copia e incolla di un documento qualsiasi preso dal web? Oppure, perché presentiamo due scarne righe in cui indichiamo semplicemente la nostra prestazione con accanto una tariffa? Poi ci arrabbiamo se i clienti badano solo all’aspetto economico. Forse abbiamo anche noi le nostre responsabilità.

Cosa puoi fare:

dedica del tempo a personalizzare il preventivo in base al tipo di persona che hai di fronte: linguaggio, prestazione, vantaggi, servizi aggiuntivi. Il cliente deve percepire immediatamente che hai scritto la tua offerta pensando a lui e alle sue necessità. L’impostazione del documento che invii non può essere lasciata al caso, ma deve mettere in evidenza il tuo vantaggio competitivo, ossia il motivo per cui il cliente deve scegliere te e non un altro professionista.

Utilizzare un linguaggio tecnico

Il cliente si rivolge a noi perché ha un problema e perché crede che possiamo aiutarlo a risolverlo. Non è tenuto a conoscere la terminologia e i tecnicismi del nostro settore. Perché allora riempiamo il nostro preventivo di termini tecnici, per poi meravigliarci che lui non capisca e che non abbia le idee chiare?

Ricordati:

nella comunicazione non conta quello che dici, ma quello che l’altra persona capisce. Se hai parlato e ti sembra di aver spiegato tutto, ma il cliente non ha capito, la responsabilità è tua: non hai comunicato bene. Non sarebbe meglio scrivere un preventivo in modo chiaro e immediatamente comprensibile, così da evitare sia di ripetere nuovamente a voce quello che hai scritto, sia pericolosi fraintendimenti successivi?

Se vuoi approfondire, puoi leggere la seconda parte della miniserie dedicata agli errori più diffusi che commettiamo quando facciamo un preventivo.