Ti blocchi quando devi dire al collega che qualcosa non va? Alcuni esempi per dare feedback negativi sul lavoro senza ingoiare il rospo o creare tensioni.
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Perché è importante dire le cose che non vanno sul lavoro
Quante volte hai desiderato dire a un collega cosa non va, ma hai preferito tacere per evitare conflitti? Dare feedback negativi sul lavoro è una delle situazioni più delicate da gestire. Come fai a comunicare che non sopporti quando arriva sempre in ritardo, che aspetti ancora un cenno alla tua email di una settimana fa e che senza la sua risposta non sai cosa dire al cliente o che non vuoi messaggi di lavoro sul tuo numero privato? Puoi imparare a farlo senza offendere e senza creare tensioni.
Ho ripreso in mano un testo di alcuni anni fa che parla di feedback negativi. Il titolo del libro è Piccolo manuale per imparare a fare e a ricevere critiche, ed è scritto da Barbara Berckhan, esperta di comunicazione e autrice di diversi bestseller. Questo articolo riassume i suoi consigli per imparare a dare feedback negativi senza averne paura.
Articolo aggiornato il 12 agosto 2026.
Esempi di feedback negativo
Cinque frasi pronte che ti aiutano a dire cosa non va:
- spiega cosa ti irrita senza attaccare la persona: “Mi dà fastidio vederti leggere sul cellulare mentre ti parlo”, “Sono rimasta senza parole quando ho capito che il report non era pronto”
- di’ cosa preferiresti: “Avrei piacere di approfondire il report domani prima del nostro incontro. Riesci a inviarmelo stasera?”, “Preferirei che prima di interrompermi mi lasciassi finire il concetto”
- esprimi il tuo stato emotivo senza colpevolizzare: “Sono arrabbiata perché mi hai interrotto diverse volte durante la riunione”, “Ero preoccupata perché non mi hai chiamata come d’accordo” “Mi ha dato sui nervi scoprire che ti eri dimenticato di aggiornarmi”
- comunica il messaggio in prima persona: Barbara Berckhan lo chiama così: parla di te e di come ti senti, non di quello che l’altro ha fatto di sbagliato. È la differenza tra “sei sempre in ritardo” (attacco) e “mi preoccupo quando non arrivi all’orario stabilito” (tuo stato emotivo)
- resta aperto a quello che succede: evita di pensare “tanto non servirà a nulla” o “peggiorerà tutto”. Osserva invece con curiosità cosa succede. Spesso accade che l’altra persona ti ringrazi e ti chieda perché non gliel’hai detto prima.
Quando comunichi a qualcuno il tuo disagio, gli stai facendo un favore, perché smette di andare a tentoni e capisce finalmente cosa non va. Il trucco è comunicarlo quando il fastidio è ancora gestibile, prima che diventi una montagna.
Dare un feedback negativo è in fondo comunicare una notizia che l’altro non vuole sentire. Per approfondire come comunicare messaggi scomodi mantenendo la relazione di fiducia, leggi Rendere meno sgradevole una brutta notizia si può?
Le frecciatine che rovinano tutto e che sono da evitare
Ammettiamolo: a volte vorremmo proprio dire a qualcuno esattamente quello che pensiamo, senza filtri. Queste frasi però, per quanto siano liberatorie sul momento, rovinano qualsiasi possibilità di migliorare la situazione alla base.
Se stai cercando frasi taglienti per mandare frecciatine a un collega, fermati un attimo. Eccone alcune che potresti essere tentato di usare: “Ah, complimenti per la puntualità, come sempre”, “Che bello, un altro report in ritardo, fa quasi tenerezza”, “Certo, come al solito hai capito tutto al contrario”, “Tranquillo, tanto ci penso sempre io a sistemare”.
Il tono sarcastico porta il messaggio ostile senza dirlo apertamente. La persona percepisce l’attacco, ma non ha nulla di concreto a cui rispondere e ha difficoltà a controbattere a un “come sempre” detto con quel tono, perché formalmente non è un’accusa. È proprio questo che rende le frecciatine più insidiose di un insulto diretto.
Perché le frecciatine non hanno senso
Sul momento ti fanno sentire meglio, è vero. Ma riflettiamo insieme: qual è il tuo vero obiettivo? Se vuoi davvero risolvere il problema, punzecchiare la persona è controproducente. Se invece vuoi solo sfogarti e “fargliela pagare”, allora non stai affrontando un problema professionale – stai solo cercando uno sfogo. E questo rischia di peggiorare tutto. Le frecciatine sono emotivamente gratificanti per 30 secondi, ma logicamente assurde, perché non cambiano il comportamento problematico, peggiorano la relazione di lavoro, ti fanno passare per quello passivo-aggressivo, e spesso poi va a finire che l’altro si vendica in modi sottili. Oppure si chiude, si mette sulla difensiva, e invece di risolvere il problema hai creato un nemico. La tua comunicazione non dovrebbe mai avere come scopo quello di sconfiggere l’avversario, ma di migliorare il rapporto.
Io la penso così: se il problema è reale, merita una soluzione vera. Se non è reale, perché sprecare energie? Le frecciatine non sono né una soluzione né una strategia, sono solo sfogo emotivo mascherato da comunicazione.
Perché vale la pena dare un feedback negativo
Superare l’imbarazzo ti porta tre vantaggi:
1. Elimini il gioco degli indovinelli
Ti è mai capitato di essere irritato con qualcuno che continuava imperterrito a fare la stessa cosa? Magari il collega che ti interrompe sempre, e tu continui a sperare che “capirà da solo”. È molto probabile che senza indicazioni è difficile che se ne accorga, ma prova con: “Mi disturba essere interrotto”. Di solito inizia a fare più attenzione.
2. Dimostri che si può fare, e altri ti copieranno
Ho notato una cosa interessante: quando qualcuno inizia a esprimere i propri fastidi in modo civile, altri si sentono autorizzati a farlo. È come dare il permesso di essere onesti e, paradossalmente, invece di creare più conflitti, ne crea meno.
3. Eviti l’esplosione finale
Conosci quella sensazione quando accumuli piccole irritazioni per settimane e poi esplodi per una sciocchezza? Succede perché ogni piccolo fastidio si aggiunge agli altri fino all’esplosione finale. Quando invece ti abitui a esprimere i disagi man mano, li risolvi subito e mantieni l’aria pulita.
Se sei una di quelle persone che mantengono sempre la pace in ufficio e dicono “non c’è problema!”, “non preoccuparti, non è nulla di grave!”, “un attimo e tutto torna come prima”, “non c’è bisogno di agitarsi, ci penso io”, “ma no, non me la sono presa… in fondo non è una tragedia” anche quando il problema c’è eccome, fai attenzione. Barbara Berckhan chiama questo atteggiamento “collezionare bollini”: accumuli frustrazioni fino a quando esplodi improvvisamente. Il segreto è provare a dire cosa ti disturba prima di arrivare al punto di rottura.
Finalmente arriva il momento della verità: hai deciso di parlare, ma come si fa nella pratica?
Come gestire i confronti difficili: guida step-by-step
Un metodo in sei passaggi ti aiuta a gestire un confronto difficile senza perdere la relazione:
1. Fermati e rifletti prima di parlare
Cosa ti disturba esattamente? Qual è il risultato che vuoi ottenere? Se la risposta è “voglio che paghi” o “voglio distruggerlo”, fermati e aspetta che ti passi la rabbia. Ti può aiutare scrivere su carta cosa è successo, cosa hai provato, cosa vuoi ottenere e cosa non vuoi ottenere. Questo ti dà chiarezza e riduce il rischio di scaricare la tensione sull’altro.
2. Scegli il momento e il luogo giusto
Mai davanti ad altri. Mai quando sei furioso. Sempre a tu per tu, quando entrambi avete tempo per parlare con calma. La regola d’oro è questa: in privato, mai in pubblico. Anche in azienda, trova uno spazio tranquillo, spegni le notifiche e dedica attenzione alla conversazione. Se il contesto è stressante (scadenze, cliente in attesa), piuttosto rimanda.
3. Attieniti ai fatti, non alle interpretazioni
“Sei sempre disorganizzato” dovrebbe diventare “il report di martedì è arrivato mercoledì sera”, e “non ti importa nulla del team” dovrebbe diventare “nelle ultime tre riunioni sei arrivato 15 minuti dopo”. I fatti sono verificabili, le interpretazioni no. Se sei un manager, potresti dire: “Abbiamo ricevuto 4 solleciti del cliente per lo stesso problema” invece di “sei disorganizzato con la gestione delle richieste”.
4. Parla di te, non di lui
“Mi sono sentito ignorato quando…” invece di “Tu mi hai ignorato”, “Sono rimasto senza parole quando…” invece di “hai fatto una stupidaggine”. È una questione di linguaggio e tono. Frasi in prima persona riducono la percezione di accusa. La frase “mi sono sentita sotto pressione quando l’email non è stata inviata nei tempi” è più efficace di “non rispetti mai le scadenze”.
5. Dì una cosa alla volta
Anche se hai un elenco lungo di lamentele, affronta un problema solo. Il cervello umano va in sovraccarico dopo il secondo punto. Se hai bisogno di affrontare più problemi, pianifica più di una conversazione. Non è un “tutto e subito”. Un confronto gestito bene vale più di mille sfoghi accumulati.
6. Ascolta la sua versione, anche se non ti va
Ogni feedback è una conversazione, non un monologo. L’altra persona ha diritto di rispondere, spiegarsi, o anche dire che hai torto. Lasciala parlare. Preparati al fatto che forse sentirai qualcosa che non ti piace. Ma è qui che cresce la relazione: se ascolti con vera apertura, spesso la persona abbassa le difese.
Dare un feedback e rimanere fermi sulle tue posizioni richiede la stessa abilità di dire no con eleganza. Se vuoi approfondire come tenere il punto senza chiudere la comunicazione, leggi Perché è così difficile dire di no.
Il tuo obiettivo finale
Non è avere ragione o vincere la discussione. È trovare un modo perché d’ora in avanti le cose vadano meglio per entrambi. Non lasciare il discorso sospeso, ma chiedi: “Come possiamo fare in modo che questa cosa non si ripeta?” oppure “cosa possiamo cambiare per lavorare meglio insieme da domani?”.
E ricorda: un confronto ben gestito è un’opportunità per migliorare la collaborazione, eliminare incomprensioni e far crescere la fiducia nel team. Parlare apertamente non significa essere aggressivi, ma scegliere parole utili che aiutano a costruire relazioni sane. È un passo avanti per te, per chi lavora con te e per i clienti, che percepiscono subito quando il clima è sereno.
Checklist per dire le cose senza rovinare il rapporto
Prima di dare un feedback negativo, controlla di aver fatto questo:
- ho capito cosa mi ha disturbato e cosa voglio ottenere
- ho scelto il momento e il contesto giusto per parlarne
- ho separato i fatti dalle interpretazioni
- ho usato frasi in prima persona ed evitato accuse
- ho affrontato una cosa alla volta, non tutto insieme
- sono disponibile ad ascoltare anche il punto di vista dell’altro
- ho in mente una soluzione da costruire insieme.
La prossima volta che qualcosa ti dà fastidio sul lavoro
Ora hai tutti gli strumenti per dire quello che pensi senza creare nemici. La prossima volta che un collega fa qualcosa che ti irrita, invece di ingoiare il rospo e accumulare frustrazione, prova questo approccio. Inizia con una situazione piccola, senza grossi rischi. Magari con quel collega che risponde sempre “ok” alle tue email senza leggere con attenzione il contenuto o con quello che lascia sempre la sala riunioni in disordine. Il feedback diventa più facile con la pratica e ti accorgerai che, invece di rovinare i rapporti, spesso li migliora.
Se vuoi imparare a ricevere critiche senza prenderla sul personale, puoi leggere la seconda puntata della raccolta: Come accettare di ricevere critiche.
Una competenza tra tante nel lavoro con i clienti
Saper dare feedback negativi è fondamentale quando lavori in un Customer care, ma è solo una delle competenze necessarie. Ogni giorno ti trovi a gestire emozioni (tue e dei clienti), situazioni tese, richieste complesse. Per farlo servono ascolto profondo, capacità di dire no mantenendo la relazione di fiducia, saper gestire critiche senza prenderla sul personale e comunicare brutte notizie senza compromettere la fiducia.
Nella mia esperienza con le imprese italiane, chi eccelle nel Servizio clienti ha sviluppato un set completo di competenze che si costruiscono sul campo. Sono queste che determinano se un cliente torna o se ne va, se una situazione si risolve o degenera, se il team regge la pressione o va in tilt. Ne parlo in modo completo qui: Le competenze di un Customer care specialist.